چگونه خلاصه گزارش های بازاریابی تاثیرگذار بنویسیم؟

بیشتر مشتریان آژانس هایی را که گزارش های منظم را به عنوان ابزاری برای پیگیری پیشرفت، برقراری ارتباط معیارهای کلیدی و حفظ رابطه شفاف می دانند، با اعتماد بیشتری نگاه می کنند.

با این حال، تفاوت زیادی بین ارائه هر گزارشی، با اشتراک گذاری یک گزارش با ارزش های واقعی وجود دارد.

در حالی که همه ی جنبه های یک گزارش مهم است، همه چیز با خلاصه شروع می شود. نه تنها این اولین چیزی است که مشتری شما می بیند، بلکه جزئیاتی از آنچه را که در صفحات بعدی انتظار دارند را برای آنها فراهم می کند.

با توجه به همه اینها، بیایید آنچه را که باید برای نوشتن خلاصه گزارش مؤثر انجام شود بررسی کنیم.

قدم اول … آیا واقعاً به خلاصه گزارش نیاز دارید؟

جواب کمی پیچیده است: بستگی دارد. این می تواند به عوامل زیر وابسته باشد:

  • آنچه مشتری می خواهد
  • اندازه مشتری
  • داده مورد نیاز برای به اشتراک گذاشتن

به عنوان مثال، اگر شما چند مشتری کوچک دارید، می توانید گزارشات را به طور کامل خودکار کنید و تحویل بگیرید تا خود را از روند کار خارج کنید. این باعث می شود که شما با نوشتن خلاصه ای منحصر به فرد با هر گزارش، خود را نجات دهید.

در مقابل، ممکن است متوجه شوید که مشتری های بزرگتر به توجه شما بیشتر احتیاج دارند. بنابراین، شما نه تنها به یک خلاصه گزارش نیاز دارید، بلکه بهتر است اطلاعات بیشتری را نیز در این زمینه وارد کنید. این امر می تواند باعث پیشرفت خوبی شود، در عین حال به مشتری نشان می دهد که به آنها توجه زیادی می کنید.

اگر مطمئن نیستید که به خلاصه نیاز دارید، گزارش خود را بدون آن ایجاد کنید. و ببینید که آیا مشتری شما بدون آن امکان پیگیری دارد؟

طول یک خلاصه گزارش

شما تصمیم گرفته اید که به یک خلاصه گزارش نیاز دارید. این شروع خوبی است اکنون زمان آن رسیده است که واقعاً آن را ایجاد کنیم.

هنگامی که شروع به طوفان فکری می کنید، اولین سؤالی که به ذهن می رسد این است که طول خلاصه گزارش چقدر باید باشد؟

این امر بر اساس عواملی مانند خدماتی که مشتری با آن ها تعامل ایجاد کرده است، میزان کار انجام شده در مدت معین و میزان داده شما برای اشتراک گذاری متفاوت خواهد بود.

در اینجا مثالی از گزارش لینکسازی آمده است:

طول یک خلاصه گزارش
  • مقدمه: سه جمله
  • کار انجام شده در این ماه: سه مورد
  • اهداف: دو مورد

 قرار نیست میزان اطلاعات شما نیز همینقدر باشد، بلکه باید اطلاعات ضروری را برای خلاصه گزارش نشان دهید.

بخاطر داشته باشید که قسمت جایی نیست که بتوانید داده هایی را که باید به اشتراک بگذارید درج کنید. به عنوان مثال، کارهایی که در این ماه انجام شده است، نمای کلی از فعالیت را ارائه می دهد که جزئیات دقیق تر در بخش های پایین تر به اشتراک گذاشته شده است.

برای معرفی چه باید گفت؟

این فرصت شما برای صحبت مستقیم با گیرنده است. گزارش را معرفی کنید، آنها را با یک یا دو پیروزی بزرگ خود سرگرم کنید و به آن ها بفهمانید که در ادامه قرار است چه چیزی را مطالعه کنند.

چه کار هایی را باید کامل کنید؟

زمان انجام هر کاری باید در این قسمت نشان داده شود. مجدداً ، مکانی برای خلاصه کردن کارهایی است که شما انجام داده اید، نه اینکه فرآیند دقیق یا تمام داده های خود را به اشتراک بگذارید.

اگر تعداد لیست بلندی دارید، به دنبال راه هایی برای گروه بندی کارهای متعدد در زیر یک مورد باشید.

به عنوان مثال، لینکسازی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • تماس با ما
  • تعداد پاسخ ها
  • تعداد لینک های جدید

این کار بسته به خدماتی که به مشتری ارائه می دهید متفاوت خواهد بود. مهم است که مورد های سطح بالا را در این قسمت بیاورید و با توضیحات بیشتر کاری کنید تا برای مشتری قابل درک باشد.

هدف ها چه باید باشند

این بخش می تواند هم اهداف را برای مدت زمانی مشخص و هم سایر مواردی که با مشتری خود در مورد آنها صحبت کرده اید، در برگیرد.

ولی سعی کنید KPI های مهمی را که در مورد اهداف تعیین شده با مشتری خود ردیابی می کنید را به اشتراک بگذارید.

KPI همان چیزی است که مشتری می خواهد ببیند. اصول اولیه را به طور خلاصه ارائه دهید و سپس پیشرفت را بعداً در گزارش تجزیه کنید.

خلاصه گزارش شما باید پاسخگو باشد

خلاصه گزارش شما باید مختصر، آموزنده و جذاب باشد. به یک نکته برسید، اطلاعات کلیدی را به اشتراک بگذارید و خواننده را درگیر کنید تا جایی که مایل به مطالعه بقیه گزارش شود.

پس از اتمام نوشتن خلاصه گزارش، باید به سؤالاتی زیر را پاسخ دهید:

  • آیا به روزرسانی مختصر درباره وضعیت فعالیت مشتری ارائه داده اید؟
  • آیا خواننده را در مورد کار انجام شده مطلع کردید؟
  • آیا به روزرسانی هایی را در مورد پیشرفت به سمت اهداف خود به اشتراک گذاشته اید؟

اگر به طور قطعی می توانید به این سه سؤال پاسخ مثبت دهید، خلاصه گزارشی دارید که می توانید به آن افتخار کنید. اما اگر نمی توانید، بهتر است آن را با تفکر ایجاد چند تغییر اساسی مرور کنید.

سخن نهایی

گزارش مؤثر معمولاً با خلاصه گزارش مؤثر شروع می شود.

با استفاده از این اطلاعات، نوشتن خلاصه گزارشی که به نیاز مشتری شما را ارائه می کند، آسان تر خواهد شد. و وقتی این کار را کردید، آنها تصور خوبی درمورد اینکه قسمت های گزارش در کجا قرار دارند پیدا می کنند و انتظار خود از ادامه ی گزارش را خواهند دانست.


نوشته های اخیر

3 پاسخ
  1. Margarita Hacking
    Margarita Hacking گفته:

    First off I want to say superb blog! I had a quick question in which I’d
    like to ask if you don’t mind. I was curious to know how you center yourself and clear your mind before writing.
    I’ve had a difficult time clearing my mind in getting my ideas out there.
    I truly do enjoy writing but it just seems like the first 10 to
    ۱۵ minutes are usually wasted just trying to figure out how to begin. Any ideas or hints?
    Kudos!

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

code